디지털 대전환의 시대를 살아가면서 우리의 업무 환경과 학습 환경은 급격하게 변화하고 있습니다. 과거에는 종이 다이어리에 일정을 적고 두꺼운 대학 노트에 필기를 했다면, 이제는 스마트폰과 태블릿, 그리고 노트북을 오가며 클라우드 기반의 생산성 도구를 활용하는 것이 당연한 일상이 되었습니다. 이러한 변화의 흐름 속에서 최근 몇 년 사이 전 세계적으로 가장 폭발적인 성장을 기록하며 소위 일잘러라고 불리는 사람들의 필수 아이템으로 자리 잡은 서비스가 있습니다. 바로 노션 Notion입니다. 실리콘밸리의 스타트업에서 시작해 이제는 대기업의 협업 툴로, 대학생들의 포트폴리오 사이트로, 그리고 개인의 다이어리로 무한한 확장성을 보여주고 있는 노션은 단순한 메모 앱을 넘어 올인원 워크스페이스 All in one Workspace라는 새로운 카테고리를 창조해냈습니다.
하지만 여전히 많은 분이 노션이 정확히 무엇인지, 기존에 잘 쓰고 있던 에버노트 Evernote나 마이크로소프트의 원노트 OneNote, 혹은 구글 킵 Google Keep과 무엇이 다른지 궁금해하십니다. 혹자는 노션이 너무 어렵고 복잡해 보인다고 지레 겁을 먹기도 하고, 혹자는 예쁘게 꾸미기 위한 다이어리 앱 정도로 오해하기도 합니다. 이 글에서는 노션을 처음 접하는 분들을 위해 노션의 정체성이 무엇인지 명확하게 정의하고, 기존의 대표적인 노트 앱들과의 비교 분석을 통해 왜 지금 우리가 노션을 배워야만 하는지에 대한 당위성을 설명해 드리겠습니다. 또한 노션의 핵심 철학인 블록 시스템과 사용자별 요금제 정책까지 상세하게 파헤쳐, 여러분의 디지털 생산성을 극대화할 수 있는 첫 단추를 끼워드리겠습니다.
올인원 워크스페이스 메모 데이터베이스 협업 도구가 하나로 합쳐진 특징 설명
노션을 한마디로 정의하자면 레고 블록으로 만드는 나만의 작업실이라고 표현할 수 있습니다. 기존의 생산성 도구들은 각자의 역할이 명확하게 나누어져 있었습니다. 예를 들어 글을 쓰고 문서를 작성할 때는 마이크로소프트 워드나 구글 닥스를 사용하고, 자료를 스크랩하고 정리할 때는 에버노트를 쓰며, 프로젝트 일정을 관리할 때는 트렐로 Trello나 아사나 Asana를, 그리고 데이터를 정리할 때는 엑셀 Excel을 사용하는 식이었습니다. 이렇게 도구가 파편화되어 있다 보니 사용자는 여러 개의 창을 띄워놓고 이리저리 오가며 작업을 해야 했고, 데이터가 여기저기 흩어져 있어 통합적인 관리가 어렵다는 치명적인 단점이 있었습니다.
노션은 이러한 불편함을 해결하기 위해 탄생했습니다. 노션의 창업자 이반 자오 Ivan Zhao는 사용자가 필요한 도구를 직접 만들어서 쓸 수 있는 소프트웨어를 꿈꿨습니다. 그 결과 노션은 메모 앱의 기능, 위키 Wiki의 지식 관리 기능, 그리고 프로젝트 관리 도구의 기능을 하나의 페이지 안에 모두 담아냈습니다. 이것이 바로 올인원 워크스페이스입니다. 노션에서는 텍스트를 작성하다가 바로 그 밑에 엑셀 같은 표를 만들어 데이터를 입력할 수 있고, 그 표를 달력 형태로 변환하여 일정을 관리할 수도 있습니다. 또한 유튜브 영상을 끌어와서 바로 재생할 수도 있고, 구글 지도를 삽입하여 위치를 표시할 수도 있습니다. 이 모든 것이 별도의 프로그램 실행 없이 하나의 페이지 안에서 이루어집니다.
기존의 강자였던 에버노트와 비교해 보겠습니다. 에버노트는 웹 클리핑 기능과 강력한 검색 기능, 그리고 종이 문서를 스캔하는 OCR 기능에 특화된 최고의 디지털 서랍입니다. 자료를 수집하고 저장하는 용도로는 여전히 훌륭하지만, 저장된 자료를 가공하여 새로운 결과물을 만들어내거나 구조화하는 데에는 한계가 있습니다. 노트와 노트 사이의 연결성이 부족하고, 디자인적으로 정형화되어 있어 사용자가 원하는 대로 레이아웃을 변경하기 어렵습니다. 반면 노션은 페이지 안에 또 다른 페이지를 무한히 만들 수 있는 하위 페이지 구조를 가지고 있어, 마치 웹사이트처럼 체계적인 지식 지도를 만들 수 있습니다.
마이크로소프트의 원노트는 오프라인 필기 경험을 디지털로 가장 잘 구현한 도구입니다. 태블릿에서 펜을 이용해 자유롭게 그림을 그리고 필기하는 기능은 원노트의 최대 강점입니다. 하지만 원노트 역시 텍스트와 이미지 중심의 캔버스일 뿐, 데이터를 체계적으로 분류하고 필터링하는 데이터베이스 기능은 전무합니다. 노션은 비록 펜 필기 기능은 지원하지 않지만, 강력한 데이터베이스 기능을 통해 정보를 단순히 나열하는 것을 넘어 정보를 조직화하고 시각화하는 데 탁월한 능력을 발휘합니다.
협업 도구로서의 가치 또한 노션의 강력한 무기입니다. 구글 닥스처럼 여러 명이 동시에 접속하여 문서를 편집할 수 있는 것은 기본이고, 특정 문단이나 블록에 댓글을 달아 피드백을 주고받을 수 있습니다. 슬랙 Slack이나 깃허브 GitHub 같은 외부 툴과의 연동성도 뛰어나 개발자나 디자이너들이 협업하기에 최적화된 환경을 제공합니다. 따라서 노션은 개인의 일기장으로 쓰기에도 좋지만, 팀 프로젝트나 스타트업의 사내 위키로 사용했을 때 그 진가를 발휘합니다. 결론적으로 노션은 단순한 기록 저장소가 아니라, 기록을 통해 생각을 확장하고 업무의 흐름을 설계하는 창조적인 도구라고 할 수 있습니다.
블록 Block 시스템의 이해 레고처럼 쌓아 올리는 노션만의 독특한 글쓰기 방식
노션을 처음 사용하는 사람들이 가장 낯설어하면서도, 동시에 노션의 매력에 가장 깊게 빠져들게 만드는 요소가 바로 블록 Block 시스템입니다. 일반적인 워드 프로세서나 메모 앱은 페이지 전체가 하나의 종이처럼 인식됩니다. 엔터 키를 치면 줄이 바뀌고 백스페이스를 누르면 글자가 지워지는 선형적인 구조를 가지고 있습니다. 하지만 노션의 모든 콘텐츠는 블록이라는 최소 단위로 구성됩니다. 텍스트 한 줄, 이미지 하나, 표 하나, 체크박스 하나가 모두 각각의 독립적인 블록입니다.
이 블록 시스템이 혁신적인 이유는 바로 유연성과 변형 가능성 때문입니다. 레고 블록을 상상해 보십시오. 빨간색 블록을 파란색 블록 위에 쌓을 수도 있고, 다시 떼어내어 옆에 붙일 수도 있습니다. 노션의 블록도 마찬가지입니다. 마우스로 블록의 왼쪽을 잡고 드래그 앤 드롭 Drag and Drop 하면 문단의 순서를 자유자재로 바꿀 수 있습니다. 1번 문단을 쓰다가 3번 문단 밑으로 내리고 싶을 때, 복사해서 붙여넣기를 할 필요 없이 그냥 끌어서 내리면 됩니다. 또한 단을 나누는 것도 매우 쉽습니다. 이미지를 텍스트 옆으로 끌어다 놓으면 자동으로 2단 레이아웃이 형성됩니다. 코딩이나 복잡한 편집 기술 없이도 누구나 잡지처럼 예쁜 레이아웃을 만들 수 있는 비결이 바로 여기에 있습니다.
더 놀라운 것은 블록의 속성을 변경할 수 있다는 점입니다. 텍스트 블록으로 글을 썼다가, 이것을 할 일 목록으로 바꾸고 싶다면 클릭 몇 번으로 체크박스 블록으로 변환할 수 있습니다. 중요한 내용을 강조하고 싶다면 제목 블록으로 키우거나, 콜아웃 Callout 블록으로 감싸서 눈에 띄게 만들 수도 있습니다. 긴 내용을 숨기고 싶다면 토글 Toggle 블록으로 변환하여 내용을 접어둘 수도 있습니다. 이처럼 노션에서는 콘텐츠의 형태가 고정되어 있지 않고 사용자의 의도에 따라 언제든지 다른 형태로 변신할 수 있습니다.
노션이 제공하는 블록의 종류는 수십 가지가 넘습니다. 가장 기본적인 텍스트, 페이지, 할 일 목록, 제목 1 2 3, 표, 글머리 기호, 번호 매기기 리스트부터 시작하여, 인용구, 구분선, 기존 페이지 링크, 콜아웃 같은 서식 블록이 있습니다. 미디어 블록으로는 이미지, 동영상, 오디오, 파일 첨부, 코드 스니펫, 웹 북마크 등이 있으며, 외부 서비스를 불러오는 임베드 블록을 사용하면 구글 드라이브, 트위터, 구글 맵, 피그마 Figma, PDF 파일 등을 페이지 안에서 직접 보여줄 수 있습니다.
특히 동기화 블록 Synced Block은 노션의 블록 시스템이 얼마나 진보했는지를 보여주는 기능입니다. 동기화 블록을 사용하면 A 페이지에 있는 내용을 B 페이지와 C 페이지에 똑같이 복사해서 붙여넣을 수 있는데, 원본인 A 페이지에서 내용을 수정하면 B와 C 페이지에 있는 내용도 실시간으로 똑같이 수정됩니다. 여러 페이지에 공통으로 들어가는 메뉴나 공지사항을 관리할 때 매우 유용한 기능입니다.
이러한 블록 시스템 덕분에 노션은 정해진 형식이 없습니다. 사용자가 블록을 어떻게 쌓느냐에 따라 홈페이지가 되기도 하고, 포트폴리오가 되기도 하며, 가계부가 되기도 합니다. 처음에는 빈 페이지에 커서만 깜빡이는 것이 막막하게 느껴질 수 있지만, 블록의 개념을 이해하고 하나씩 쌓아 올리는 재미를 느끼기 시작하면 그 어떤 도구보다 자유롭고 창의적인 글쓰기가 가능해집니다.
요금제 비교 무료 Personal 플랜과 유료 Plus 플랜의 차이 및 학생 무료 혜택
노션을 시작하기에 앞서 가장 현실적인 고민은 비용일 것입니다. 결론부터 말씀드리면, 개인 사용자가 일상적인 기록이나 업무 정리를 위해 사용하는 경우라면 무료 요금제만으로도 차고 넘칠 정도로 충분합니다. 노션은 과거에 블록 개수 제한을 두어 사용자를 압박했으나, 현재는 개인 사용자에게 블록 개수 무제한 정책을 시행하고 있어 사실상 무료로 평생 쓸 수 있는 혜자스러운 앱이 되었습니다.
노션의 요금제는 크게 무료 요금제 Free Plan, 플러스 요금제 Plus Plan, 비즈니스 요금제 Business Plan, 그리고 엔터프라이즈 요금제 Enterprise Plan로 나뉩니다.
가장 많은 분이 사용하게 될 무료 요금제의 혜택을 살펴보겠습니다. 개인 사용자는 페이지와 블록을 무제한으로 생성할 수 있습니다. 기기 간 동기화도 완벽하게 지원되어 PC, 맥, 아이폰, 안드로이드 태블릿 등 모든 기기에서 실시간으로 연동됩니다. 다른 사람을 게스트 Guest로 초대하여 협업하는 것도 가능한데, 최대 10명까지 초대할 수 있습니다. 친구들과 여행 계획을 짜거나 소규모 팀 프로젝트를 하기에 부족함이 없습니다. 다만 무료 요금제의 가장 큰 제약 사항은 파일 업로드 용량입니다. 페이지에 첨부하는 이미지나 PDF, 영상 파일 하나당 용량이 5MB로 제한됩니다. 고화질 사진이나 큰 영상을 자주 올리는 사용자에게는 다소 불편할 수 있는 부분입니다.
플러스 요금제 과거의 Personal Pro는 월 8달러 연 결제 기준의 비용이 발생합니다. 이 요금제의 가장 큰 장점은 파일 업로드 용량 제한이 사라진다는 것입니다. 1GB가 넘는 고용량 영상 파일도 자유롭게 업로드하여 노션을 클라우드 저장소처럼 활용할 수 있습니다. 또한 게스트 초대 인원이 100명으로 늘어나며, 페이지 기록 Page History을 30일간 보관해 줍니다. 페이지 기록 기능은 실수로 내용을 지우거나 잘못 수정했을 때 과거 시점으로 복구할 수 있는 타임머신 같은 기능으로, 중요한 데이터를 다루는 사용자에게는 필수적인 보험과도 같습니다. 무료 사용자는 7일간의 기록만 보존됩니다.
비즈니스 요금제와 엔터프라이즈 요금제는 기업을 위한 플랜입니다. SSO 통합 로그인 기능을 제공하고, 팀스페이스 Teamspaces 관리 권한이 강화되며, 페이지 기록 보존 기간이 90일 또는 무제한으로 늘어납니다. 또한 PDF 내보내기 기능이 강화되는 등 조직적인 관리에 필요한 고급 기능들이 포함되어 있습니다.
여기서 대학생이나 교직원이라면 반드시 챙겨야 할 혜택이 있습니다. 바로 교육용 요금제 Education Plan입니다. 노션은 학교 이메일 주소 ac.kr 또는 .edu 등으로 가입하거나 이메일을 인증하면, 유료 요금제인 플러스 플랜의 기능을 무료로 제공합니다. 즉, 파일 업로드 용량 무제한 혜택과 30일 페이지 기록 복구 기능을 재학 기간 내내 공짜로 누릴 수 있습니다. 이는 전 세계의 학생들에게 노션 사용 경험을 전파하려는 노션의 전략적인 마케팅이자 배려입니다. 따라서 학생이라면 개인 이메일보다는 학교 이메일로 가입하는 것이 무조건 이득입니다. 이미 개인 이메일로 가입했다면 설정 메뉴에서 이메일을 변경하거나 학교 이메일을 추가하여 교육용 업그레이드를 신청할 수 있습니다.
결국 노션은 진입 장벽이 조금 있는 도구임에는 분명합니다. 단순히 메모만 하고 싶은 사람에게는 기능이 너무 많고 복잡해 보일 수 있습니다. 하지만 오늘 살펴본 것처럼 노션은 단순한 기록 도구가 아니라 내 생각과 업무를 체계적으로 설계하고 확장할 수 있는 플랫폼입니다. 에버노트의 수집 능력과 엑셀의 정리 능력, 그리고 구글 닥스의 협업 능력을 모두 갖춘 노션을 마스터한다면, 여러분의 업무 생산성과 삶의 질은 분명 이전과는 다른 차원으로 도약할 것입니다.
이제 노션이 무엇인지, 왜 써야 하는지 이해하셨다면 본격적으로 노션의 세계로 뛰어들 차례입니다. 다음 글 2. 노션 회원가입부터 한국어 설정, 그리고 첫 페이지 만들기에서는 복잡해 보이는 노션의 첫 화면을 내 입맛에 맞게 세팅하는 방법부터, 영어로 된 메뉴를 한국어로 바꾸는 법, 그리고 단축키를 활용해 누구보다 빠르게 첫 번째 페이지를 만드는 실전 과정을 아주 쉽게, 스크린샷과 함께 하나하나 알려드리겠습니다. 설치부터 겁내지 마시고 다음 글을 따라 차근차근 시작해 보시기 바랍니다.