지난 시간 우리는 노션의 심장이라 불리는 데이터베이스의 기초를 다지고 데이터를 엑셀처럼 표 Table 형태로 입력하는 방법까지 익혔습니다. 표 보기는 방대한 양의 데이터를 입력하고 관리하는 데에는 최적의 도구이지만, 직관성 면에서는 다소 아쉬움이 남습니다. 예를 들어 수십 개의 프로젝트 리스트가 텍스트로만 나열되어 있다면, 현재 어떤 일이 진행 중이고 어떤 일이 마감 기한이 임박했는지 한눈에 파악하기가 쉽지 않습니다. 인간의 뇌는 텍스트보다 이미지를 6만 배 더 빠르게 처리한다는 연구 결과가 있듯이, 업무의 흐름을 파악하기 위해서는 데이터의 시각화 Visualization가 필수적입니다.
노션이 강력한 이유는 똑같은 데이터를 가지고도 클릭 한 번으로 보여주는 방식 View을 자유자재로 바꿀 수 있다는 점입니다. 엑셀에서는 데이터를 차트로 만들기 위해 범위를 지정하고 복잡한 설정을 거쳐야 하지만, 노션에서는 그저 보기 방식을 바꾸는 것만으로도 투두 리스트가 근사한 프로젝트 상황판으로 변신하고, 딱딱한 날짜 데이터가 보기 좋은 달력으로 탈바꿈합니다. 이번 글에서는 노션의 데이터베이스 보기 방식 중, 업무 효율을 극대화해 주는 가장 대표적인 세 가지 뷰인 보드 Board 뷰, 캘린더 Calendar 뷰, 그리고 타임라인 Timeline 뷰에 대해 심층적으로 다뤄보겠습니다. 포스트잇을 떼었다 붙였다 하는 칸반 시스템부터, 프로젝트의 전체 숲을 조망하는 간트 차트까지, 프로젝트 매니저 PM가 부럽지 않은 시각화 노하우를 전수해 드립니다.
보드 Board 뷰 트렐로 Trello처럼 할 일의 진행 상태 시작 전 진행 중 완료 관리하기
혹시 칸반 보드 Kanban Board라는 용어를 들어보셨나요? 이는 1940년대 도요타 자동차가 생산 효율을 높이기 위해 고안한 시스템으로, 업무의 단계를 시각적으로 나누고 각 업무를 카드로 만들어 이동시키며 흐름을 관리하는 방식입니다. 우리에게는 트렐로 Trello라는 서비스로 더 익숙한 이 방식은 현대의 애자일 Agile 조직에서 가장 선호하는 업무 관리 방식입니다. 노션의 보드 뷰를 사용하면 별도의 툴 없이도 완벽한 칸반 시스템을 구축할 수 있습니다.
보드 뷰를 만들기 위해서는 먼저 데이터베이스에 기준이 될 속성이 필요합니다. 가장 대표적인 것이 상태 Status 속성이나 선택 Select 속성입니다. 예를 들어 할 일 목록 데이터베이스에 상태라는 속성을 만들고, 옵션으로 시작 전 To Do, 진행 중 In Progress, 완료 Done 세 가지를 설정합니다. 그다음 데이터베이스 상단의 보기 추가 버튼을 눌러 보드 Board를 선택하면, 마법처럼 데이터들이 세 개의 기둥 열으로 헤쳐 모여 정렬되는 것을 볼 수 있습니다.
보드 뷰의 가장 큰 장점은 직관적인 드래그 앤 드롭 Drag & Drop 인터페이스입니다. 진행 중인 업무가 끝났다면, 해당 카드를 마우스로 잡아서 완료 기둥으로 휙 던져 넣으면 됩니다. 그러면 카드의 상태 속성 값이 자동으로 완료로 변경됩니다. 굳이 속성 메뉴를 열어서 클릭할 필요가 없습니다. 이 카드를 옮기는 행위 자체가 사용자에게 업무를 끝냈다는 확실한 피드백과 성취감을 줍니다.
노션의 보드 뷰는 단순한 칸반 이상으로 진화했습니다. 바로 하위 그룹 Sub group 기능 덕분입니다. 보통 칸반 보드는 진행 상태를 기준으로 세로 열을 나누지만, 노션에서는 가로 행도 나눌 수 있습니다. 예를 들어 팀 프로젝트를 진행 중이라면, 세로 열은 진행 상태 시작 전, 진행 중, 완료로 나누고, 가로 행 하위 그룹은 담당자 Person 속성으로 설정해 보세요. 그러면 화면이 바둑판처럼 나뉘면서 김철수가 맡은 업무 중 진행 중인 것, 이영희가 맡은 업무 중 완료된 것을 한눈에 파악할 수 있는 스윔레인 Swimlane 차트가 완성됩니다. 이 기능을 활용하면 각 팀원의 업무 로드가 얼마나 되는지, 누가 병목 현상을 겪고 있는지 즉각적으로 파악하여 업무를 재분배할 수 있습니다.
또한 카드 미리보기 Card Preview 설정을 통해 보드 뷰를 갤러리처럼 꾸밀 수도 있습니다. 각 카드 안에 들어있는 이미지나 페이지 커버를 썸네일로 보여주도록 설정하면, 디자인 시안 관리나 레시피 보드처럼 시각적 요소가 중요한 프로젝트를 관리할 때 매우 유용합니다. 카드 위에 어떤 속성을 보여줄지도 선택할 수 있습니다. 마감일이나 중요도 태그를 카드 겉면에 노출시키면 카드를 일일이 클릭해서 열어보지 않아도 핵심 정보를 파악할 수 있어 업무 속도가 배가됩니다.
캘린더 Calendar 뷰 일정 관리와 마감 기한을 달력 형태로 한눈에 보기
업무의 흐름을 파악하는 데 보드 뷰가 최고라면, 업무의 시기 Timing를 파악하는 데는 캘린더 뷰만 한 것이 없습니다. 리스트 형태의 데이터는 마감일이 며칠 남았는지 직관적으로 느끼기 어렵습니다. 2024년 10월 15일이라는 텍스트를 보고 오늘이 10일이니까 5일 남았군이라고 뇌를 거쳐 계산해야 합니다. 하지만 달력 형태에서는 오늘 날짜와 마감일 사이의 칸 개수가 시각적으로 바로 인지되므로 마감 기한에 대한 압박감이나 여유를 즉각적으로 느낄 수 있습니다.
캘린더 뷰를 사용하려면 데이터베이스에 반드시 날짜 Date 속성이 하나 이상 있어야 합니다. 보기 메뉴에서 캘린더 Calendar를 선택하면 우리가 흔히 보는 월간 달력 Monthly 형태가 나타납니다. 데이터들은 해당 날짜 칸에 카드로 표시됩니다. 구글 캘린더와 비슷해 보이지만 노션 캘린더 뷰만의 강력한 특징이 있습니다. 바로 데이터베이스와의 연동성입니다. 구글 캘린더의 일정은 단순히 제목과 시간, 장소 정도만 적을 수 있지만, 노션의 캘린더 카드를 클릭하면 그 안에 회의록 전체, 관련 파일, 체크리스트 등 방대한 정보를 담을 수 있는 페이지가 열립니다. 즉, 일정 관리와 업무 처리가 하나의 공간에서 이루어지는 것입니다.
일정이 변경되었을 때도 편리합니다. 회의가 내일로 미뤄졌다면, 달력에 있는 카드를 집어서 내일 날짜 칸으로 옮기기만 하면 됩니다. 그러면 데이터베이스 내부의 날짜 속성 값도 자동으로 수정됩니다. 만약 일정이 3일에 걸쳐 진행되는 장기 프로젝트라면, 카드의 오른쪽 끝을 잡고 쭉 늘리면 기간이 설정됩니다.
최근 업데이트로 주간 보기 Weekly 기능이 추가되어 활용도가 더욱 높아졌습니다. 월간 보기는 한 달의 흐름을 보기는 좋지만 하루하루의 세부 일정을 확인하기에는 칸이 좁을 수 있습니다. 이때 보기 설정을 주간으로 바꾸면 일주일 치 달력이 넓게 펼쳐지며 시간 단위의 일정까지 꼼꼼하게 관리할 수 있습니다.
캘린더 뷰 활용 꿀팁 중 하나는 속성 표시 기능을 활용하는 것입니다. 달력에 단순히 회의라고만 적혀 있으면 무슨 회의인지, 누구랑 하는지 알 수 없습니다. 이때 캘린더 설정의 속성 메뉴에서 담당자, 태그, 장소 등을 켜두면 달력 카드 위에 해당 정보가 같이 표시됩니다. 예를 들어 [중요] [김철수] 기획 회의처럼 태그와 담당자가 같이 보이면 우선순위를 판단하기가 훨씬 수월해집니다. 이를 활용해 콘텐츠 마케터들은 발행할 콘텐츠의 주제와 플랫폼 인스타그램, 블로그, 유튜브을 태그로 달아두고 한 달 치 게시 계획 Editorial Calendar을 짜기도 합니다.
타임라인 Timeline 뷰 간트 차트를 활용한 장기 프로젝트 일정 관리 유료 기능 체험
프로젝트의 규모가 커지고 기간이 길어지면 월간 달력만으로는 관리가 어려워집니다. 여러 업무가 동시에 진행되거나, A 업무가 끝나야만 B 업무를 시작할 수 있는 선후 관계 의존성이 생기기 때문입니다. 이럴 때 필요한 것이 바로 타임라인 Timeline 뷰, 흔히 말하는 간트 차트 Gantt Chart입니다. 과거에는 전문 프로젝트 관리 소프트웨어에서나 볼 수 있었던 고급 기능이지만, 이제 노션에서도 손쉽게 구현할 수 있습니다.
타임라인 뷰는 가로로 길게 뻗은 시간 축 위에 업무를 막대 Bar 형태로 배치하여 보여줍니다. 캘린더 뷰가 날짜라는 칸에 갇혀 있다면, 타임라인 뷰는 시간의 흐름을 연속적으로 보여줍니다. 줌 Zoom 기능을 이용해 시간 단위를 시간 Hour, 일 Day, 주 Week, 월 Month, 분기 Quarter, 년 Year 단위로 자유롭게 조절할 수 있어, 하루의 세부 일정부터 1년짜리 장기 로드맵까지 모두 커버 가능합니다.
타임라인 뷰의 가장 핵심적인 기능은 의존성 Dependency 설정입니다. 건축 프로젝트를 예로 들어봅시다. 기초 공사가 끝나야 골조 공사를 할 수 있고, 골조가 끝나야 인테리어를 할 수 있습니다. 순서가 뒤바뀔 수 없습니다. 타임라인 뷰에서는 각 업무 막대 끝에 있는 동그라미를 마우스로 끌어다가 다음 업무 막대에 연결하면 화살표가 생깁니다. 이것이 바로 이 일이 끝나면 저 일을 시작한다라는 의존성 표시입니다. 이렇게 연결해 두면 만약 기초 공사가 일주일 지연되어 막대를 오른쪽으로 밀었을 때, 뒤에 연결된 골조 공사와 인테리어 공사 일정도 자동으로 일주일씩 밀리게 설정할 수 있습니다 자동 시프트 기능. 프로젝트 매니저는 이를 통해 일정 지연이 전체 프로젝트에 미치는 영향을 즉시 시뮬레이션하고 대비책을 세울 수 있습니다.
타임라인 뷰에도 하위 그룹 기능을 적용할 수 있습니다. 프로젝트별로 그룹을 나누거나 팀별로 나누어 보면, 여러 프로젝트가 병렬로 진행될 때 일정이 겹치거나 리소스가 충돌하는 지점을 찾아낼 수 있습니다. 예를 들어 디자인 팀이 A 프로젝트의 마감일과 B 프로젝트의 시작일이 겹쳐서 과부하가 걸려있는 상황을 시각적으로 발견하고 일정을 조율할 수 있습니다.
과거에 타임라인 뷰는 유료 플랜 사용자에게만 제공되거나 무료 사용자는 생성 개수에 제한이 있었으나, 정책이 변경되어 현재는 무료 사용자도 자유롭게 타임라인 뷰를 활용할 수 있습니다. 단, 타임라인 뷰의 데이터를 이미지로 내보내거나 PDF로 출력하는 기능 등 일부 고급 옵션에서 차이가 있을 수 있으나, 개인이나 소규모 팀이 프로젝트를 관리하는 데에는 전혀 부족함이 없습니다.
세 가지 뷰의 조화 상황에 맞는 최적의 도구 선택하기
지금까지 살펴본 보드, 캘린더, 타임라인 뷰는 각자 장단점이 뚜렷합니다. 따라서 하나의 데이터베이스에 이 세 가지 뷰를 모두 만들어두고 상황에 따라 탭을 전환해가며 사용하는 것이 진정한 노션 고수의 활용법입니다.
예를 들어 여행 계획을 짠다고 가정해 봅시다.
- 기획 단계: 보드 뷰를 사용합니다. 가고 싶은 맛집과 관광지를 리스트업 한 뒤, 꼭 가야 함, 시간 되면 감, 보류 등의 태그를 달아 우선순위를 정하고 카드를 옮기며 후보지를 추립니다.
- 일정 배분 단계: 캘린더 뷰로 전환합니다. 추려진 장소들을 날짜별로 드래그하여 배치합니다. 휴무일을 확인하고 동선에 맞춰 날짜를 옮깁니다.
- 세부 동선 체크: 타임라인 뷰 시간 단위로 전환합니다. 이동 시간과 관람 시간을 고려해 막대 길이를 조절하며 하루 일정이 너무 빡빡하지 않은지, 비는 시간은 없는지 체크합니다.
이처럼 노션은 데이터는 하나 원 소스이지만, 그것을 바라보는 관점 멀티 유즈을 다양하게 제공함으로써 입체적인 사고를 가능하게 합니다. 엑셀에서는 시트마다 데이터를 복사해서 따로 표를 만들어야 했던 번거로움이 노션에서는 뷰 전환 클릭 한 번으로 해결됩니다.
데이터베이스의 시각화까지 마스터하셨다면, 이제 여러분은 정보를 입력하고 관리하는 것을 넘어 정보를 지배하는 단계에 들어섰습니다. 하지만 노션의 잠재력은 여기서 끝이 아닙니다. 지금까지는 하나의 데이터베이스 안에서 노는 법을 배웠다면, 다음 단계는 서로 다른 두 개의 데이터베이스를 연결하여 거대한 시스템을 구축하는 것입니다. 예를 들어 프로젝트 데이터베이스와 팀원 데이터베이스를 연결하고, 독서 기록 데이터베이스와 작가 데이터베이스를 연결하는 식입니다.
다음 글 6. 데이터베이스의 꽃: 관계형 Relation과 롤업 Rollup 연결하기에서는 노션을 단순한 다이어리가 아닌 관계형 데이터베이스 관리 시스템 RDBMS 수준으로 끌어올려 주는 고급 기능에 대해 알아보겠습니다. 이 기능을 이해하는 순간, 여러분은 더 이상 반복적인 입력 노가다를 하지 않아도 됩니다. 정보가 스스로 정보를 불러오는 마법 같은 자동화의 세계, 다음 글에서 만나보시죠.